Claves para organizar un evento con éxito.

Cada vez más las marcas confían en los eventos profesionales como un modo de cumplir sus objetivos y crear networking. Pero ¿cómo organizar eventos con éxito?

Un evento brinda una gran oportunidad tanto a empresas como a otro tipo de entidades, y una buena organización permite aprovecharla.

Por nuestra trayectoria en Event-GO conocemos todos los aspectos que intervienen en el proceso. En este post te contamos las claves para saber cómo organizar un evento con éxito.

Pasos para la organización de un evento.

Organizar un evento no es una tarea fácil. Existen numerosos factores que debemos tener en cuenta. A continuación enumeramos las acciones básicas que debes seguir para la organización de un evento memorable:

1. Establece un objetivo para el evento. Haz una lista detallada de los objetivos que deseas cumplir. Un vez determines lo que quieres lograr sabrás lo que vas a ofrecer y qué tipo acontecimiento es el más adecuado.

2. Decide dónde y cuándo. Conocer el lugar y el momento en el que se va a realizar el evento es clave. Saber si se trata de un espacio abierto o cerrado, así como sus dimensiones nos permitirá conocer por ejemplo el número de asistentes posibles, o los medios de transporte y accesos requeridos, etc. Del mismo modo saber cuándo se celebra, la estación del año y horario, nos llevará a tomar unas u otras decisiones.

3. ¿Quiénes y cuántos invitados vienen? Conocer el perfil de tus invitados permite saber a quién va dirigido. Y al igual que el número de personas que asistirán nos ayudará a planificar los recursos y personas necesarios, así como las tareas que realizarán, supervisión y timing.

4. Define un presupuesto. El presupuesto debe incluir todos los posibles gastos, así como ingresos, patrocinadores, etc. Debemos ser realistas desde el inicio del proceso. Todo tiene que estar coordinado y relacionado con el presupuesto previamente establecido.

5. La logística del evento. Con la planificación debe seguirse un orden y una logística muy detallada. Es recomendable elaborar una lista precisa con lo necesario para el evento: música, comida, decoración,etc. Además es fundamental en una buena organización tener en cuenta cualquier adversidad que pueda acontecer.

El proceso de producción de eventos

En Event-GO somos conscientes de la importancia de estar familiarizados con todas las áreas de la producción de eventos y acontecimientos culturales.

Contamos con una equipo humano de gran experiencia en todas las fases de la producción. No solo diseñamos el evento tanto a nivel conceptual como técnico, sino que realizamos la gestión y planificación, así como la logística y montaje de los equipos. De esta manera podemos trabajar en los diversos aspectos implicados en el proceso de producción de eventos:

Fase de Pre-producción

Una vez definido y contratado, el equipo analiza todas las necesidades del evento. Además determina y ejecuta las acciones precisas para atenderlas de forma eficiente.

Es esencial detallar de manera específica todo lo que hará falta para el perfecto desarrollo del evento. Y por supuesto calcular el gasto que supone.

En la realización del presupuesto debes tener en cuenta determinada información como por ejemplo:

- Ponentes o Artistas que interviene.

- Rider del Ponente o artista, requerimiento técnico y otros.

- Espacio donde tendrá lugar.

- Fecha

Entre las necesidades de producción encontramos aquellas derivadas de las necesidades técnicas y de hospedaje, a las que deben sumarse las relacionadas con la infraestructura, carga y descarga, acometidas eléctricas, contratación de seguros, material y seguridad.

El adecuado análisis de estas necesidades dará como resultado un presupuesto exacto de la producción del evento.

Fase de producción

Es el momento de ejecutar todo lo descrito en el apartado anterior. La fase de producción consiste en coordinar el equipo técnico y humano para que el evento avance de manera precisa. También es necesaria la coordinación del desmontaje posterior al acontecimiento.

Para que todo se desarrolle a la perfección el paso anterior de pre-producción debe estar muy bien cerrada, por ejemplo en cuestiones como:

• Licencias y permisos.
• Planes de seguridad.
• Necesidades de asistentes.
• Horarios de pruebas.
• Equipo técnico.
• Necesidades de personal.

Durante el montaje se precisa maquinaria especial para mover determinado material. Por esa razón según el recinto en que se realice el evento utilizamos carretillas elevadoras, grúas u otros.

Es fundamental que el equipo esté comunicado tanto en el interior como en el exterior del evento. Teniendo en cuenta todo esto, los trabajos durante el montaje serán fundamentalmente:

• Definir el espacio, delimitando las zonas.
• Montaje de escenario, accesos, señales e iluminación.
• Montaje de oficinas o camerinos.
• Conexiones eléctricas.
• Otros como bares, publicidad, o stands de merchandising.

A veces puede establecerse en contrato la recepción de participantes, o artistas que intervengan en el acontecimiento.

En cuanto al equipo técnico debe realizarse el montaje del equipo de sonido e iluminación, backline y cualquier otro material como proyectores o pantallas.

Al finalizar la producción se procede al desmontaje de equipos y materiales utilizados.

Fase de Post-producción

En esta fase, una vez concluido el evento toca evaluar el desarrollo del evento. Es aconsejable realizar encuestas a los asistentes para conocer sus opiniones sobre la celebración y si hemos conseguido nuestro objetivo. Puede ser un buen momento además para incluir nuestras redes o nuestra web para seguir en contacto.

Es importante contar con un feedback, una evaluación de los resultados, incluso el agradecimiento a los asistentes y todos los que lo han hecho posible.