Consejos para la correcta planificación técnica de un evento

La planificación técnica de un evento es una parte crucial de su éxito. Una mala planificación puede llevar a problemas técnicos durante el evento, lo que puede afectar negativamente la experiencia del público y la imagen de la empresa. Por eso, es importante asegurar una planificación técnica adecuada.

En este post de EventGO compartimos algunas consejos para realizar la planificación técnica de una evento de la manera más adecuada. Pero antes veamos en qué consiste.

¿Qué es la planificación técnica de un evento?

La planificación técnica de un evento es el proceso de organizar y coordinar los aspectos técnicos de un evento. Esto incluye la selección y reserva de espacio, la contratación de personal técnico y la adquisición de equipo y materiales necesarios para el evento. También implica la planificación del sonido, iluminación y otros elementos técnicos para garantizar que el evento sea un éxito.

Algunos de los pasos clave en la planificación técnica de un evento incluyen:

Identificar las necesidades técnicas del evento: Esto incluye determinar el tipo de evento que se está organizando y las necesidades específicas que conlleva, como el sonido, la iluminación y el espacio necesario para el evento.
Seleccionar el lugar: El lugar del evento debe ser adecuado para las necesidades técnicas del evento y tener acceso a la infraestructura necesaria, como enchufes y conectividad a Internet.
Contratar personal técnico: Se necesitará contratar a profesionales con experiencia en el manejo de equipos técnicos, como ingenieros de sonido y técnicos de iluminación.
Adquirir el equipo y materiales necesarios: Esto incluye la compra o alquiler de equipo técnico, como sistemas de sonido y luces, así como la adquisición de cualquier material necesario, como cables y enchufes.
Realizar un ensayo técnico: Es importante hacer un ensayo técnico antes del evento para asegurarse de que todo el equipo esté funcionando adecuadamente y que el personal técnico esté familiarizado con el funcionamiento del mismo.
Gestionar el día del evento: El personal técnico debe estar presente durante el evento para resolver cualquier problema técnico que pueda surgir. También es importante asegurarse de que el equipo técnico esté en buenas condiciones y se utilice de manera segura.

7 Tips para planificación técnica de eventos

Ya conoces la importancia de la planificación técnica de un evento para garantizar su éxito. Además es importante tener en cuenta todos los detalles técnicos para asegurar que el evento se desarrolle de manera fluida y sin problemas.

A continuación, te presentamos algunos tips para una adecuada planificación técnica de eventos:

1. Define el alcance del evento y los requisitos técnicos.

Antes de comenzar a planificar, es importante tener una idea clara del alcance del evento y de los requisitos técnicos necesarios. Esto incluye considerar el tamaño del evento, el tipo de evento, el lugar, el público objetivo y cualquier otro detalle relevante. También es importante tener en cuenta los objetivos del evento y cómo se espera que los requisitos técnicos contribuyan a alcanzar esos objetivos.

2. Elige el equipo técnico adecuado

Una vez que hayas definido el alcance del evento y los requisitos técnicos, es hora de elegir el equipo técnico adecuado. Esto incluye considerar el tamaño y la complejidad del evento, así como la experiencia y la reputación del equipo técnico. Asegúrate de contratar a profesionales que puedan manejar cualquier problema técnico que surja de manera eficiente y efectiva.

3. Diseña un plan B

Aunque esperamos que todo salga según lo planificado, siempre es importante tener un plan de contingencia en caso de que surjan problemas técnicos o imprevistos. Esto incluye tener un equipo de respuesta rápida dispuesto a manejar cualquier problema que pueda surgir, así como un kit de herramientas y repuestos para reparar cualquier problema de manera rápida y efectiva.

4. Realiza pruebas y ensayos

Antes del evento, es importante realizar pruebas y ensayos para asegurar que todo el equipo técnico esté funcionando correctamente y que todo esté en su lugar. Esto incluye probar el sonido, la iluminación, las pantallas y cualquier otro equipo técnico que se vaya a utilizar durante el evento. También es importante ensayar el flujo de trabajo.

5. Realiza una revisión final antes del evento

Justo antes del evento, es importante realizar una revisión final para asegurarse de que todo esté en su lugar y funcionando correctamente. Esto incluye comprobar el sonido, la iluminación, las pantallas y cualquier otro equipo técnico, así como asegurarse de que todo el personal esté informado y preparado para el evento.

6. Mantén la comunicación abierta durante el evento

Durante el evento, es importante mantener la comunicación abierta entre el equipo técnico y el resto del personal para poder resolver rápidamente cualquier problema técnico que pueda surgir. También es importante tener a alguien a cargo de supervisar el equipo técnico y de estar atento a cualquier problema que pueda surgir.

7. Realiza una revisión final después del evento

Una vez que el evento haya finalizado, es importante realizar una revisión final para evaluar cómo ha ido y para identificar cualquier problema técnico que pueda haber surgido. Esto puede ayudar a mejorar la planificación técnica de futuros eventos y asegurar una experiencia óptima para el público.

En resumen, la planificación técnica es una parte fundamental del éxito de un evento. Siguiendo estos consejos, puedes asegurarte de que todo el equipo técnico esté en su lugar y funcionando correctamente, lo que contribuirá a una experiencia enriquecedora para el público y a una imagen positiva de la empresa.

En EventGO desarrollamos la planificación técnica de eventos. Nuestros equipos de profesionales y técnicos están altamente capacitados, ofreciendo la última tecnología disponible para asegurar que el evento se lleve a cabo sin problemas.