Realizar una prospección antes de organizar un evento.
Desde EventGo conocemos la importancia de la prospección ya que es es una pieza clave en la planificación de eventos para empresas como conferencias, congresos o jornadas profesionales.
Partiendo de un análisis del briefing, nuestro equipo especializado necesita realizar una prospección antes de organizar el evento. Visitamos las localizaciones elegidas y estudiamos las ventajas y desventajas, con el objetivo de no dejar nada a la improvisación.
Es necesario además reunirnos con los proveedores implicados para garantizar que nos ajustamos al briefing y el presupuesto. Cuanta más información tengamos mayor seguridad para que el acontecimiento resulte un éxito, cumpliendo así las expectativas de nuestro cliente.
Aunque contamos con mucha información online sobre espacios, proveedores o cualquier cuestión necesaria para organización de eventos, lo cierto es que una prospección es esencial para analizar cuidadosamente todos los detalles con anterioridad.
Prospección previa en eventos.
Es esencial conocer bien las necesidades del evento para realizar una prospección previa. Para ello debemos elaborar una buena planificación como explicamos este post de nuestro blog sobre “las claves para organizar un evento con éxito”.
Teniendo en cuenta lo anterior, estos son los aspectos más importantes que deben considerarse en una prospección antes del evento:
Espacio:
Es uno de los puntos más importantes. Inspeccionamos el lugar donde se desarrolla el evento, su decoración, dimensiones, si tiene luz natural, puertas de acceso, asientos, equipamiento audiovisual y almacén.
A veces es preciso durante el montaje el uso de maquinaria especial como grúas o carretillas elevadoras, por esa razón es esencial conocer el recinto y las posibilidades de acceso y zona de maniobra.
Definimos el espacio y delimitamos las áreas, antes de trabajar en el montaje de escenarios (si fuera necesario), así como señales e iluminación, instalación de camerinos, conexiones eléctricas, o stands.
Además de las posibilidades de decoración y cuestiones relacionadas con el montaje, debemos valorar la ubicación, si tiene un parking, y su conexión con el aeropuerto o estación de trenes.
Equipo Audiovisual:
En algunos casos el recinto cuenta con equipo audiovisual incluso de luces. Los responsables técnicos analizarán las posibilidades para aumentar los recursos, si fuera necesario, de manera que cubran las necesidades del evento.
Muy ligado al punto anterior debemos conocer el espacio para la disposición del equipo, de manera que cumpla con el plan de desarrollo del evento.
Catering y restauración:
Con frecuencia contratamos a proveedores de catering locales. Para ello analizamos las necesidades del cliente, personas que asisitirán y posibilidades del presupuesto. Definimos los horarios, el servicio y cualquier aspecto relacionado con la calidad y presentación del catering.
El catering en celebraciones de empresas es un elemento fundamental. Aunque el lugar elegido condicionará las actividades o la comodidad de los asistentes, incorporar al catering el tema seleccionado para el encuentro es un elemento que anima las relaciones entre empleados, clientes y empresas.
En cuanto a los restaurantes, es frecuente la organización de alguna comida o cena en algún lugar próximo. Encontramos el que mejor se adapte al briefing. Comprobamos el local, la existencia de “reservados”, y su oferta gastronómica para asegurar la calidad y presentación.
Otros proveedores
Es aconsejable realizar reuniones con todos los proveedores locales, para asegurar su fiabilidad. Contactar de manera personal aumenta la seguridad a la hora de elegir el proveedor, y nos ayuda a desechar algún proveedor que no cubra las necesidades o inspire desconfianza. Estos son algunos de los posibles proveedores:
Fotógrafo: Las empresas que buscan un evento memorable pueden capturar los grandes momentos en un reportaje fotográfico o de vídeo. De esta manera podrán compartirse también en redes u ofrecerlas a los asistentes. Contamos con grandes profesionales capaces de expresar el alma del evento.
Transfers: Nos ponemos en contacto con la empresa de transers para facilitar horarios y trayectos. Puede haber pequeños cambios, sin embargo debemos intentar que sean los mínimos posibles para no salirnos del presupuesto inicial.
Azafatas y personal auxiliar: Contactamos con empresas proveedoras de azafatas. Por nuestra parte detallamos el perfil de persona que requerimos, si debe llevar uniforme, horarios, y otras necesidades. Nos coordinamos directamente con las personas que colaboran en el evento.
Actividades: Estudiamos las diferentes actividades y nos reunimos con los proveedores para conocer sus propuestas y obtener las que mejor se adaptan al briefing. Se trate de una gincana o una excursión, es importante visualizar la actividad con anterioridad y pensar en todos los detalles.
Logística: Cuando hemos delimitado el espacio y definido la secuencia de actividades, crearemos una planificación muy detallada con toda la logística que requiere nuestro evento. Esta planificación determina qué pasa en cada momento y quién se encarga de cada cosa, para lograr tener una agenda lo más exacta posible.
Soluciones alternativas:
En una prospección es posible encontrar soluciones alternativas a nuestro plan inicial. Por ejemplo, dar con un proveedor interesante o encontrar una localización original.
Lo cierto es que conviene realizar planes flexibles que abran la posibilidad de otras opciones inesperadas que aporten alternativas interesantes para cumplir tus objetivos.
Proceso creativo. La prospección tiene un lado creativo en organización de eventos. No solo conectamos con nuevos espacios y formas de trabajar, sino que también nos permite ampliar las posibilidades para superar las expectativas y cumplir los objetivos del acontencimiento.
Compartir la prospección con nuestro cliente nos va a permitir terminar de ajustar todo el programa y poner atención a la creatividad, adaptándonos a sus preferencias y gustos.
En conclusión las prospecciones son determinantes en la organización de eventos. De hecho al realizar una prospección habrás avanzado en una gran parte del trabajo.
Para EventGo es una de las partes de nuestro trabajo que más nos apasiona, por lo que aporta de aprendizaje y experiencia, avanzando como profesionales con cada evento que realizamos.
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