Claves para organizar con éxito un evento virtual
En la nueva era postcovid muchas empresas han optado por sustituir los eventos presenciales por eventos online. De hecho las compañías está haciendo planes para transformar sus conferencias, seminarios y congresos en un formato virtual.
En este post de EventGO queremos compartir los aspectos básicos que debes considerar antes de comenzar a organizar un evento online. Porque, aunque se trate de un evento virtual, debemos atender los principales detalles que describimos a continuación:
El tema de la sesión
Aquellos asuntos de interés general parecen atractivos, pero puede no ser así para parte de tu audiencia, en especial si ya están conocen el tema o trabajan en ese campo. Intenta tener una perspectiva amplia de qué información será de valor para los asistentes a tu evento y qué temas les pueden interesar.
En la actualidad existe una gran cantidad de eventos y recursos online de todo tipo que resuelven las dudas más generales. Trata de hacer que tu evento destaque ofreciendo una visión más profunda del tema.
Recursos de los que dispones
Al planificar eventos online debemos tener en cuenta a empleados, voluntarios, recursos económicos o patrocinadores entre otros. Cuanto más nos impliquemos, más podremos avanzar y mejorar.
Los eventos virtuales permiten disminuir la inversión con respecto a los acontecimientos presenciales. Sin embargo, existe una amplia oferta de eventos online que saturan el mercado, y es fundamental atraer el máximo número de asistentes. Para ello deberás promocionar y promover el evento.
El mejor momento para tu evento online
Antes de definir un día para el evento, es esencial asgurarte que no coincida con otro evento con parecida temática. Es preferible elegir un día en el calendario lejos de eventos similares que puedan limitar la asistencia a tu acontecimiento virtual. Pero además, también es importante encontrar un horario compatible con nuestros asistentes.
La mejor hora para un evento online vendrá determinada por la propia naturaleza del evento que marcará una franja horaria más o menos adecuada. Ya se trate de un evento empresarial, de ocio o comunicación interna, debemos ponernos en el lugar del asistente para ponérselo lo más fácil posible.
Opciones de promoción y registro de eventos virtuales.
Ambas cuestiones son muy importantes para llegar a nuestra audiencia. Existen numerosas formas de promocionar tu evento, todo depende de tu imaginación y capacidad. Una ventaja del entorno online es que puede acercar el acontecimiento a todos. ¿Cómo realizar la promoción?
- Redes sociales: utiliza perfiles corporativos y anima a otros a compartir el contenido. Si inviertes en publicidad, segmenta bien tus publicaciones para lograr mejores resultados.
- Email Marketing: ¿Cuentas con una base de datos de tu audiencia? Selecciona el público más adecuado y evita saturar a todos tus contactos.
- Plataformas de Marketing de Eventos como: Eventbrite, Meetup, Planana, Ticketea. Gracias a estos sitios online muchos usuarios están informados sobre la celebración de eventos y congresos.
- Puedes compartir tus eventos con comunidades online y utilizar diferentes canales que podrían ser interesantes. Si es gratis, podría conseguir mucho alcance.
Registro online
Las plataformas como Eventbrite favorecen la gestión del registro de usuarios, sin embargo tienen un coste para los eventos que no son gratuitos.
Si deseas crear un registro en tu página web, considera lo siguiente:
Asegúrate de que el formulario de registro sea claro y pide la menor cantidad de datos posible.
Envia la confirmación de registro al asistente y, si es posible, un enlace de calendario o un archivo. Así los nuevos suscriptores podrán programar fácilmente el evento en sus calendarios.
Interacción con tu audiencia
Hacer partícipes a los asistentes es uno de los puntos más importantes de los eventos online y también uno de los más difíciles de poner en práctica.
A veces, cuando estamos detrás de una pantalla surgen muchas más interrupciones como llamadas inesperadas, emails… Por eso es necesario poner esfuerzos en este sentido. Compartimos algunos ejemplos:
- Buen uso del chat: Es posible que necesites un moderador o más de uno, según el tamaño de la audiencia. Sin embargo obtendrás comentarios valiosos y mejorarás la experiencia.
- Realiza preguntas y pide comentarios: podemos pedir a la audiencia que levante la mano, realizar encuestas en vivo como permiten algunas plataformas, o incluso pedirles a todos que digan de qué país o ciudad son… Lo importante es hacernos sentir parte de un público real.
- Ayuda al ponente: El moderador puede ser el encargado de recoger preguntas y añadir alguna más, para hacerlas al final. También puedes escribir en el chat los aspectos más importantes de la sesión. Y por supuesto, grabarlo todo para compartirlo más tarde.
- Reserva tiempo para comentar en directo con la audiencia: Muchos pierden el interés si las exposiciones son demasiado largas y no hay suficiente tiempo para preguntas y comentarios.
- Importante, conecta con tus hashtags y redes sociales, de ponentes y de empresa. También puedes facilitarles algunas imágenes o materiales que puedan publicar.
No olvides el evento posterior
Las sesiones virtuales generan una buena impresión, y pueden ser el comienzo de mucho más. Ahora que has conseguido captar el interés de tus asistentes, podemos reforzar el recuerdo de tu marca si:
- Envías una encuesta y tienes en cuenta los aspectos a mejorar.
- Comparte los materiales usados en la sesión (presentaciones, notas, algunas imágenes, enlaces a las grabaciones), es fudamental hacerlo lo antes posible.
- Dar las gracias por email o redes sociales a los asistentes por su participación.
- Infórmales sobre próximos eventos y anímalos a seguirnos en las redes.
- Utiliza algunas de sus sugerencias y preguntas para publicaciones y entradas de blog; así aportamos más continuidad a sus inquietudes.
Organizar tu evento online con escenario virtual.
El diseño de un escenario virtual debe responder a la imagen de marca de cada empresa. Además es fundamental que el escenario online esté optimizado para diferentes dispositivos como un portátil, ordenador de sobremesa, tablet o smartphone.
En EventGO podemos hacer que tu evento virtual online destaque frente a una audiencia global. Es necesario centrar esfuerzos, crear buenas ideas y una buena organización para preparar un evento online con éxito. Ahora ya conoces algunas claves para conseguirlo. Sin duda las herramientas también son importantes y si cuentas con expertos, podrás resolver muchas dudas y problemas que puedan surgir.
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